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メールで回していた規程の承認を、段階ごとに記録が残る流れに

人事関連の規程を取り込み、複数の承認者による段階的な承認を規程ログで運用しています。承認の記録が版ごとに残る体制を整えました。

導入前の課題

規程の改定には複数の承認者が関わり、承認の依頼と回答はメールで行っていました。誰がどの段階で承認したかはメールをさかのぼって確認する必要があり、改定の進捗も把握しにくい状態でした。

情報サービス企業として、情報セキュリティの認証の審査や顧客からの監査で、規程の管理状況について説明を求められる場面があります。承認の経緯を確実に記録として残すことが求められていました。

承認の流れをシステム上で記録できる点を評価し、規程ログを導入しました。承認の段階を社内の決裁の流れに合わせて設定できることも、選定の理由です。

報酬・旅費・テレワークなどの人事関連の規程から、既存のファイルを取り込んで登録しました。承認の段階を設定し、3 名の管理者で運用を始めています。

レビューの依頼から段階ごとの承認、公開までが規程ログの上で進み、承認の記録が版ごとに残るようになりました。改定の進捗も画面で確認できます。

改定の前には法令チェックで関連する条文を確認し、内容の見直しに役立てています。

今後は、人事関連以外の規程にも対象を広げ、規程管理の標準化を進める予定です。