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部署ごとに散らばっていた 50 本の規程を、一つの場所で最新に

グループで使う 50 本の規程を既存のファイルから取り込み、区分ごとに整理して公開しました。最新版を一か所で確認できる体制を整えています。

導入前の課題

グループで運用する社内規程は 50 本に及び、文書ファイルは部署ごとに保管されていました。改定のたびにファイルが複製され、どれが最新版なのかを確認するのに手間がかかっていました。

規程の改定の経緯も文書ごとに残し方が異なり、過去の版をさかのぼることが難しい状態でした。グループ全体で規程を正しく運用するには、最新版を一元管理する仕組みが必要でした。

既存の規程ファイルをそのまま活用できる点を評価し、規程・マニュアル管理 SaaS の規程ログを導入しました。手元の文書ファイルを AI の取り込みで読み込み、条文の構成を保ったまま登録できます。

導入時は数日で主な規程を取り込み、規程を 14 の区分に分けて整理しました。登録した規程から順に内容を確認し、公開しています。

最新の規程は規程ログで公開し、社内で同じ版を参照できるようになりました。提出や配布が必要な場合は、Word 形式で出力して対応しています。

改定は版として記録されるため、過去の版と改定の経緯をたどれます。区分ごとの整理により、目的の規程を探す手間も軽減されました。

現在は改定の手続きを規程ログ上で進める運用を始めており、今後はグループ全体での標準化を進める予定です。