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立入検査の前に紙から集めていた教育の記録と名簿を、法定の様式ですぐ出せる形に

新任教育・現任教育の記録と警備員名簿をシステムで一元管理し、法定の様式で出力できる体制づくりを進めています。

導入前の課題

警備業法では、警備員名簿や教育の実施記録などの書類を営業所に備え付けることが求められています。この会社では、新任教育・現任教育の記録が紙の実施簿と表計算ソフトのファイルに分かれて管理されていました。

公安委員会の立入検査の前には、担当者が記録を集めて様式に合わせて整える作業が必要でした。作業は特定の担当者に頼る形になっており、記録の抜けや様式の不備がないかを確認するにも時間がかかっていました。

教育の記録と名簿を日々の業務の中で整えられる仕組みとして、警備業務の一元管理 SaaS である警備サインを導入しました。教育の計画から実施記録、法定帳票の出力までを一つのシステムで扱える点を評価しています。

導入にあたっては、まず隊員の情報と資格を登録し、年度の教育計画を入力しました。そのうえで、教育を実施するたびにシステムへ記録する運用に切り替えています。

教育の実施状況はその場で記録され、警備員名簿や教育実施簿は法定の様式で出力できるようになりました。立入検査の前に記録を集め直す作業は不要になります。

記録が一か所に集まることで、担当者が替わっても同じ手順で管理を続けられ、業務の属人化の解消にもつながっています。

今後は、配置や出退勤の報告など、日々の運用業務への活用も検討しています。