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電話で受けていた上番・下番の報告を、隊員のスマートフォンからの報告に移行

電話やメッセージで受けていた上番・下番の報告を、隊員のスマートフォンから受け付ける運用に移行しています。

導入前の課題

隊員の上番・下番の報告は電話やメッセージで受け、事務所の担当者が一件ずつ記録していました。報告が集中する朝夕の時間帯は電話の対応に追われ、ほかの業務が滞ることもありました。

手書きの記録では、誰が上番しているかを一覧で確認するのに時間がかかります。報告の漏れに気づくのが遅れることもあり、現場の状況を正確に把握することが課題でした。

報告を受ける側の負担を減らし、記録を正確に残す方法として、警備サインを導入しました。隊員が使うスマートフォンのアプリから、そのまま報告できる点を重視しています。

導入は、隊員にアプリを配布し、上番・下番の報告をアプリから送ってもらう運用から始めました。電話での報告と並行しながら、順にアプリへ切り替えています。

上番・下番の報告は時刻と位置情報とともに届き、事務所では一覧で状況を確認できます。電話で受けて記録する作業が不要になり、朝夕の電話対応の負担が軽くなります。

報告の有無が一覧でわかるため、未報告の隊員にも早く気づけるようになりました。

今後は、配置の作成や作業伝票の電子化にも利用を広げる予定です。