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毎日の配置連絡と紙の作業伝票をやめ、隊員がスマートフォンで確かめる運用に

隊員の配置連絡と現場の作業伝票を、電話と紙からシステムに移行しました。本社と支社が同じ仕組みで配置と伝票を管理しています。

導入前の課題

隊員の配置は表計算ソフトで作成し、前日に事務所の担当者が隊員一人ひとりへ電話で伝えていました。急な欠員や現場の変更があるたびに連絡をやり直す必要があり、配置担当者の業務は夕方以降に集中していました。

現場の作業伝票は紙で運用しており、取引先から署名を受けた伝票を隊員が事務所へ持ち帰り、担当者がファイルに綴じて保管していました。伝票の回収が遅れると請求の確認も遅れ、紛失や記入漏れの確認にも手間がかかっていました。

警備サインは、この警備会社と共同で開発したプロダクトです。日々の配置連絡と紙の伝票という、現場で負担の大きい業務から順にシステムへ移すことを方針としました。

まず本社で配置の作成と作業伝票の電子署名から運用を始め、隊員にはスマートフォンのアプリを配布しました。運用の手順が固まった段階で、支社にも同じ仕組みを展開しています。

配置はシステム上で作成し、隊員は自分の予定をスマートフォンで確認する運用に切り替わりました。前日の電話による連絡は不要になり、変更があった場合も画面上で伝えられます。

作業伝票は現場で取引先に画面へ署名していただき、そのまま電子データとして保管されます。紙の回収と綴じ込みの作業がなくなり、伝票の状況も事務所で随時確認できるようになりました。

現在は車両の割り当てや休み希望の受付もシステムで行っており、本社では法定帳票や教育の記録の管理にも活用を広げています。