シャノン合同会社（以下「当社」）は、自社プロダクト「規程ログ」に承認フロー機能を追加したことを発表します。規程・マニュアルを公開する前に、申請者とは別の承認者によるチェックを必須にできます。誰がいつどの版を承認したかも、証跡として残ります。
背景
規程ログは、規程・マニュアルの作成から改定、周知、閲覧記録までを一つのワークフローで扱えるようにしてきました。そこへ寄せられていたのが、承認の事実を残したいという要望です。編集した本人とは別の責任者が内容を確認したか。ISMS / P マーク監査や内部統制では、文書の発行に承認の段階を設け、その記録を残すことが求められます。今回、これを規程ログの中のステップとして組み込みました。
承認フローの流れ
- 編集者はドラフトを仕上げたら、公開ではなく承認申請に回します。申請した時点の本文がそのまま承認対象として固定され、申請者と申請日時が記録されます。
- 承認者は申請内容と新旧対照の差分を見て、承認するか差し戻すかを選びます。差し戻すときはコメントを添えられます。申請者は直して出し直せます。
- 公開に進めるのは、承認された版だけです。承認を経ていない版が正式版になることはありません。
承認の記録
版ごとの履歴には、申請者・承認者・承認日時・差し戻しコメントが残ります。改訂履歴の本文とハッシュを並べて確認できるので、この版を誰が起案し、誰が承認して施行したかを監査でそのまま示せます。承認に関わる操作は、従来の閲覧ログと同じくテナント単位の監査ログにも記録されます。
運用に合わせた設定
承認フローは規程ごとに必須と任意を切り替えられます。必須にした規程は、承認を経ずに公開できません。少人数で回していて承認を挟みたくない規程は、従来どおり編集者の確認だけで公開できます。承認者を指定できるのは、既存の管理者／編集者権限の範囲内です。
規程ログについて
社内規程・マニュアル・労使協定の作成から改定、周知、閲覧記録までを一元管理する SaaS です。100 本を超える雛形を備え、.docx / .pdf の取り込みにも対応します。閲覧ログは自動で記録され、監査用の CSV や透かし入り PDF として書き出せます。詳細は公式サイトをご覧ください。
本件に関するお問い合わせ
シャノン合同会社
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