会社の
移行の全体像
移行は
- 現状調査と
アカウント設計 — 利用中のメール環境 （Microsoft 365、 旧来の メールサーバーなど）、 ユーザー数、 共有アドレス、 独自ドメインの DNS管理画面に 入れるかを 確認し、 アカウントと グループの 一覧を 設計します - Google Workspace契約と
ドメイン所有権確認 — 管理コンソールからTXTレコードを DNSに 追加し、 ドメインの 所有権を 確認します。 この 時点では メールの 経路は 一切 変わりません - アカウント作成と
初期設定 — ユーザー・グループ（info@などの 共有アドレスは グループで 実現） ・組織部門を 作成し、 ２段階認証などの セキュリティポリシーを 設定します - データの
事前移行 — 過去メール・連絡先・カレンダー・ファイルを移行ツールで 新環境へ コピーします。 旧環境は 動いたままです - MXレコード切り
替え — メールの配送先を Googleに 向けます。 ここが 唯一の 「切り 替えの 瞬間」です - 差分移行と
検証 — 切り替え直前に 旧環境へ 届いた メールの 差分を 移行し、 送受信・認証設定を 検証します
メールを止めない切り替え順序
メールが
- MX切り
替えは — 全ユーザーの最後 アカウント作成・ログイン確認・過去データ移行が 終わってから MXレコードを 変更します。 順序を 逆に すると、 受け皿の ない アドレス宛の メールが エラーで 返ります - TTLを
事前に — MX変更の短縮する 数日前に、 DNSレコードの TTL （キャッシュの 有効期間）を 3600秒以下に 下げて おくと、 切り 替えが 世界中に 反映されるまでの 時間を 短縮でき、 問題時の 切り戻しも 速くなります - 切り
替え中の — DNSの二重期間を 理解する 反映には 時間差が ある ため、 切り 替え後しばらくは 旧サーバーにも メールが 届きます。 旧環境を 最低1〜2週間は 解約せずに 残し、 届いた 差分を 確認・移行してから 閉じます。 切り 替えは 受信量の 少ない 金曜夜〜週末に 行うのが 定石です
SPF/DKIM/DMARCの整備
MXと
- SPF — 自社ドメインの
送信サーバーと して Googleを 許可する TXTレコード （include:_spf.google.com）を 設定します。 旧サーバーや 配信サービスからも 送るなら、 それらも 1つの レコードに まとめます （SPFレコードは ドメインに 1つが 原則です） - DKIM — 管理コンソールで
電子署名の 鍵を 生成し、 DNSに 公開鍵を 登録して 有効化します。 設定漏れが 非常に 多い 項目です - DMARC — SPF/DKIMの
検証結果を どう 扱うかを 宣言します。 まずは 監視モード （p=none）で レポートを 受け取り、 正当な メールが すべて 認証を 通る ことを 確認してから 段階的に 強めるのが 安全です
既存環境からのデータ移行
移行元ごとに
アカウント設計と権限の考え方
- 共有アドレスは
グループで — info@やsales@は 有償ライセンスを 消費しない Googleグループにし、 担当者の アカウントで 送受信します - 組織部門で
ポリシーを — 部署や分ける 職種ごとに 組織部門を 分けると、 アプリの 有効/無効や 共有設定を 部門単位で 制御できます - ファイルは
共有ドライブへ — 個人のマイドライブに 会社の ファイルを 置くと 退職時に 迷子に なります。 部署・案件単位の 共有ドライブを 最初に 用意します - 最初から
セキュリティ既定値を — 2段階認証の必須化、 外部共有の 既定設定、 退職時の アカウント停止手順は、 移行と 同時に 決めて おくと 後が 楽です
つまずきやすいポイント
- DNSの
管理画面に — ドメインを入れない ホームページ制作会社が 管理していて 即日変更できない ケースは 非常に 多く、 最初に 確認すべき 項目です - エイリアスと
転送設定の — 旧環境にだけ存在する移し忘れ 別名アドレスや 自動転送は 一覧化しないと 漏れます - 複合機・業務システムからの
送信 — スキャナーのメール送信や 販売管理システムの 自動メールが 旧サーバー経由の ままだと、 移行後に 届かなくなります。 SMTPリレー設定への 切り 替えが 必要です - メールソフト併用時の
POP設定 — 移行後もOutlookなどを 使う 場合、 POPで 受信すると スマートフォンと 二重管理に なりがちです。 IMAPまたは ブラウザ利用への 統一を 推奨します
まとめ｜切り替えの瞬間はMXだけ、準備が9割
Google Workspace移行の