Google Chat に、組織専用の秘書 AI を導入

課題

社内の情報とツールが散らばっていて、問い合わせのたび、定型作業のたびに人手が取られていました。とはいえ新しいツールを増やしても定着しません。普段使っている Google Chat の中で、必要な情報も操作も完結する。そういう形が求められました。

アプローチ

1. 01 業務を棚卸しし、AI に任せる範囲と権限境界を定義しました
2. 02 Google Chat のボットとして実装し、日常の会話の中で呼び出せる形にしました
3. 03 社内ツール・データへは MCP 等で安全に接続し、最小権限で参照・操作できるようにしました
4. 04 AI の回答には根拠を添え、重要な操作は人の確認を挟む運用にしています
5. 05 利用ログを残し、回答精度と使われ方を見ながら継続的に改善しています

成功要因

使い慣れた場所で使える

新しいツールを増やさず、日常の Google Chat の中で完結できる形にしたことで定着しました。

権限と監査の担保

AI が扱える範囲を最小権限で設計し、操作をすべて監査可能にすることで安全に導入しました。

ソリューション

Google Chat 上に、組織の情報とツールにつないだ専用の秘書 AI を作りました。チャットで聞けば社内の情報を参照して答え、そのまま定型業務を動かすこともできます。扱える範囲は最小権限で設計し、操作の履歴は後から追えるようにしました。使い慣れた場所にあるので、導入の説明もほとんど要りませんでした。