シャノン合同会社（本社：東京都豊島区、以下「当社」）は、自社プロダクト「規程ログ」に承認フロー機能を追加したことを発表します。規程・マニュアルを公開（正式版としての確定・周知）する前に、申請者とは別の承認者によるチェックを必須化でき、誰がいつどの版を承認したかを証跡として残せるようになります。
背景
規程ログでは、規程・マニュアルの作成・改定・周知・閲覧記録を一つのワークフローで管理できるようにしてきました。一方で、規程の確定にあたっては「編集した本人とは別の責任者が内容を確認したか」という承認の事実を残したい、という要望が多く寄せられていました。ISMS / P マーク監査や内部統制の文脈では、文書の発行に承認の段階を設け、その記録を残すことが求められます。今回、これを規程ログ内のステップとして組み込みました。
承認フローの流れ
- 申請：編集者がドラフトを仕上げ、公開ではなく「承認申請」を行います。申請時点の本文がそのまま承認対象として固定され、申請者・申請日時が記録されます。
- 承認・差し戻し：承認者は申請内容と新旧対照の差分を確認したうえで、承認または差し戻しを選びます。差し戻す場合はコメントを添えられ、申請者は内容を修正して再申請できます。
- 公開：承認された版のみが公開（周知）に進みます。承認を経ていない版がそのまま正式版になることはありません。
承認の記録
各版について、申請者・承認者・承認日時・差し戻しコメントが版ごとの履歴に残ります。改訂履歴の本文・本文ハッシュとあわせて確認できるため、「この版は誰が起案し、誰が承認して施行されたか」を監査時にそのまま提示できます。承認に関わる操作は、従来の閲覧ログと同様にテナント単位の監査ログにも記録されます。
運用に合わせた設定
承認フローは規程ごとに必須・任意を切り替えられます。承認のステップを必須にした規程では、承認を経ない公開ができなくなります。少人数の運用で承認を挟まずに公開したい規程については、従来どおり編集者の確認のみで公開する運用も選べます。承認者の指定は、既存の管理者／編集者権限の範囲内で行います。
規程ログについて
社内規程・マニュアル・労使協定の作成・改定・周知・閲覧記録を一元管理する SaaS。100 本を超える雛形と .docx / .pdf 取り込み、閲覧ログの自動記録、監査用 CSV / 透かし入り PDF の書き出しに対応します。詳細は公式サイトをご覧ください。
本件に関するお問い合わせ
シャノン合同会社
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